Privacy eventi

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PARTECIPANTI CORSI E DEGLI EVENTI ORGANIZZATI DA HELYX S.R.L.

(art. 13 e 14 Reg. UE 679/2016)

1. CHI TRATTA I MIEI DATI?

Il Titolare del trattamento del Suoi dati personali è la HELYX S.r.l., con sede in Milano (MI), Via Eritrea 21 in persona dell’Amministratore Delegato, che può contattare via e-mail all’indirizzo privacy@helyx.healthcare oppure via PEC all’indirizzo helyx.srl@legalmail.it

2. CHI SUPERVISIONA IL TRATTAMENTO DEI DATI?

Può contattare il Responsabile della protezione dei dati (DPO) via e-mail all’indirizzo dpo@helyx.healthcare

3. QUALI DATI PERSONALI SONO TRATTATI?

Il Titolare tratta i Suoi seguenti dati personali:

Dati anagrafici, di residenza e di contatto
Dati professionali (qualifica, società o ente di riferimento, ecc.)
Dati di accesso e credenziali di autenticazione (eventuale)
Dati fiscali e di pagamento (eventuale)
Fotografie e video/filmati/audio raccolti durante lo svolgimento del corso/evento ai fini della successiva pubblicazione (eventuale)

4. PER QUALI FINALITÀ SONO TRATTATI I MIEI DATI E PERCHÉ IL TRATTAMENTO È LEGITTIMO?

#	Finalità	Base giuridica	Obbligo di conferimento	Durata del trattamento
1	Attivare e gestire la Sua partecipazione ed il Suo intervento al Corso/Evento, comprese le attività connesse e compreso l’adempimento ad eventuali obblighi di legge (per es. fiscali e contabili).	Il trattamento è basato sulla esecuzione di un contratto/iscrizione di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, ed è inoltre necessario per assolvere gli obblighi di legge cui è soggetto il Titolare.	Per questa finalità, Lei è libero di non fornire i suoi dati ma, in tal caso, il contratto tra Lei e il Titolare non potrà essere instaurato o non potrà proseguire correttamente.	I Suoi dati saranno conservati per tutta la durata del Corso/Evento e, successivamente, per 10 anni dal termine dello stesso, conformemente a quanto previsto dalle norme rilevanti a fini contabili, tributari e di antiriciclaggio.
2	Ove previsto dall’attività contratto/dalla lettera di incarico e dalla documentazione connessa, registrare e diffondere il Suo intervento ai fini della successiva pubblicazione e diffusione di immagini/fotografie/video che la ritraggono su canali di comunicazione come i social network dell’editore (Facebook, Linkedin, YouTube), piattaforme editoriali di Helyx.	Il trattamento è basato sulla esecuzione di un contratto/iscrizione di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta. Per evitare che soggetti terzi possano essere ripresi, La invitiamo ad assicurarsi che tali soggetti non rientrino nel raggio di ripresa della fotocamera, ad esempio posizionandosi in uno spazio appartato oppure ricorrendo alla sfocatura dello sfondo o all’utilizzo di uno sfondo virtuale.	Per questa finalità, Lei è libero di non fornire i suoi dati ma, in tal caso, il contratto/iscrizione tra Lei e il Titolare non potrà essere instaurato o non potrà proseguire correttamente.	I Suoi dati saranno conservati per tutta la durata del Corso e, successivamente, per un periodo indicato dal contratto/iscrizione dalla lettera di incarico o in ogni caso compatibile con i rispettivi contenuti.
3	Condividere i Suoi dati personali con gli Sponsor ed i Partner del Corso/Evento.	Il trattamento è basato sulla eventuale manifestazione del Suo consenso esplicito, che Lei può sempre revocare scrivendo a privacy@helyx.healthcare.	Per questa finalità Lei è libero di non fornire i Suoi dati e tale diniego non le preclude la partecipazione al Corso/Evento.	I Suoi dati saranno trattati fino alla eventuale revoca del Suo consenso.
4	Invitarla, in qualità di relatore, docente o KOL, ad ulteriori corsi, eventi ed iniziative promosse dal Titolare.	Il trattamento è basato sulla esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali nonché sul legittimo interesse del Titolare consistente nell’informarla riguardo a corsi, eventi ed iniziative organizzati e promossi da HELYX.	Per questa finalità, Lei fornisce i Suoi dati al momento della conclusione del contratto. In ogni caso, in qualsiasi momento può opporsi alla ricezione delle comunicazioni cliccando sull’apposito tasto in calce ad ogni mail o contattando il Titolare.	I Suoi dati saranno trattati fino alla Sua eventuale opposizione.
5	Informarla su eventi analoghi a quello al quale ha partecipato o riguardante gli stessi argomenti, tramite l’invio di e-mail (soft spam).	Il trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare consistente nell’informarla riguardo a corsi, eventi ed iniziative organizzati e promossi da HELYX e che potrebbero interessarla.	Per questa finalità, Lei fornisce i Suoi dati al momento della conclusione del contratto/iscrizione. In ogni caso, in qualsiasi momento può opporsi alla ricezione delle comunicazioni cliccando sull’apposito tasto in calce ad ogni mail o contattando il Titolare.	I Suoi dati saranno trattati fino alla Sua eventuale opposizione.
6	Inviarle newsletter e comunicazioni informative e promozionali riguardo prodotti, eventi, servizi e novità di HELYX, nonché per coinvolgerla in ricerche di mercato o iniziative di customer satisfaction.	Il trattamento è basato sulla eventuale manifestazione del Suo consenso esplicito. Lei può sempre revocare il Suo consenso scrivendo a privacy@helyx.healthcare.	Per questa finalità, Lei è libero di non fornire i Suoi dati senza che si verifichi alcuna conseguenza per Lei negativa.	I Suoi dati saranno trattati fino alla eventuale revoca del Suo consenso.
7	Effettuare statistiche per la valutazione dell’andamento e del successo del Corso/Evento.	Il trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare che consiste nel monitoraggio e nell’analisi dell’andamento e del successo dei Corsi, degli Eventi e dei Progetti che organizza.	Per questa finalità Lei fornisce i Suoi dati personali al momento dell’instaurazione del rapporto con il Titolare.	I dati personali, a valle di un processo di anonimizzazione, vengono trattati in forma anonima ed aggregata, così da non essere più soggetti alla disciplina sulla protezione dei dati personali.

5. A CHI SONO COMUNICATI I MIEI DATI?

I Suoi dati possono essere comunicati a fornitori di servizi e consulenti che collaborano con HELYX allo svolgimento ed alla buona riuscita del Corso, a seconda che lo stesso si tenga online o in presenza, come ad esempio:

Fornitore/gestore della piattaforma sulla quale si svolge il Corso e le attività connesse;
Fornitori di servizi;
Società e partner per l’organizzazione dell’evento, segreterie congressuali, fornitori di servizi di marketing e comunicazione;
Società o soggetti incaricati del servizio di portierato ed accoglienza (hostess, steward, ecc.);
Società partner per la realizzazione e stampa del materiale informativo e non (badge, cavalieri, attestati di partecipazione, etichette di stampa, ecc.);
Consulenti;
Istituti di credito e società che offrono servizi di pagamento (eventuale);
Imprese assicurative;
Studi legali e studi professionali (per es. consulente legale, commercialista);
Agenzie di comunicazione, fotografi e videomaker (solo se Lei presta il Suo consenso al trattamento della Sua immagine per fini di pubblicazione);
Agenzie di viaggio, strutture alberghiere, compagnie aeree e/o di trasporto.

Se il contratto/iscrizione lo prevede, la pubblicazione della Sua immagine sui social network comporterà il trattamento dei Suoi dati personali da parte delle società proprietarie di Facebook, Linkedin e YouTube, quali Titolari del trattamento. Può trovare le Informative privacy delle predette società sui rispettivi siti web.

Lei può richiedere l’elenco completo dei destinatari dei Suoi dati personali contattando il Titolare all’indirizzo mail privacy@helyx.healthcare

6. I MIEI DATI VENGONO DIFFUSI?

I Suoi dati personali non saranno diffusi. Se il contratto/iscrizione o lettera di incarico lo prevede, la sua imagine e/o il suo intervento potrebbero essere registrati e pubblicati e, per questo, i Suoi dati personali saranno diffusi. In particolare, il Suo intervento potrebbe essere reso disponibile attraverso i canali e i supporti sopra citati.

7. PER QUANTO TEMPO SONO CONSERVATI I MIEI DATI?

Il Titolare conserverà i Suoi dati personali per un periodo di tempo non superiore a quello necessario a conseguire le finalità per le quali li sta trattando. Al termine del periodo sopra specificato, il Titolare cancellerà i Suoi dati in maniera irreversibile – tramite metodi di distruzione o cancellazione sicura – o li conserverà in una forma anonima che non consente, neanche indirettamente, la Sua identificazione.

8. I MIEI DATI SONO TRASFERITI FUORI DALL’UNIONE EUROPEA?

I Suoi dati possono essere trasferiti al di fuori dell’Unione Europea. In tal caso, ciò avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio il Suo consenso, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea o il rispetto di norme vincolanti di impresa (Binding Corporate Rules).

9. SARÒ SOTTOPOSTO A PROFILAZIONE?

I Suoi dati non verranno in nessun caso utilizzati per ottenere informazioni relative alle Sue preferenze o al Suo comportamento, né Lei sarà sottoposto ad alcuna decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato dei Suoi dati personali.

10. QUALI SONO I MIEI DIRITTI?

In qualità di interessato, i Regolamento le riconosce i seguenti diritti, che può esercitare contattando il Titolare (privacy@helyx.healthcare), che Le risponderà il prima possibile e, in ogni caso, non oltre 30 giorni dalla Sua richiesta:

Diritto di accesso ai dati, che consiste nel diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguardano e, in tal caso, di ottenere: l’accesso ai Suoi dati, copia degli stessi, informazioni relative al trattamento;
Diritto di rettifica dei dati, ossia il diritto di ottenere dal Titolare, senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano, nonché l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
Diritto alla cancellazione dei dati, ossia il diritto di ottenere dal Titolare, senza ingiustificato ritardo, la cancellazione dei dati personali che La riguardano, se sussiste uno dei seguenti motivi:
- i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
- Lei si oppone al trattamento e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere comunque al trattamento;
- i dati sono o sono stati trattati illecitamente;
- i dati devono essere cancellati per adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare;
- i dati sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione.
Diritto di limitazione del trattamento, ossia il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
- Lei contesti l’esattezza dei dati personali, il Titolare limiterà il trattamento per il periodo necessario ad effettuare le necessarie verifiche;
- il trattamento è illecito e Lei si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
- benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati sono necessari a Lei per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
- Lei si è opposto al trattamento in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del trattamento rispetto ai Suoi.
Diritto alla portabilità dei dati, che consiste nel diritto di ricevere dal Titolare, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che la riguardano e che sono trattati dal Titolare, e di trasmettere tali dati ad un altro titolare, qualora il trattamento si basi sul consenso o sul contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati.
Diritto di opposizione al trattamento, che consiste nel diritto di opporsi al trattamento effettuato per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri o sulla base del legittimo interesse del titolare o di terzi, nonché il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che la riguardano, effettuato per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.
Diritto di non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato dei Suoi dati personali, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che la riguardano o che incida significativamente e in modo analogo sulla Sua persona.

11. COME SONO STATI RACCOLTI I MIEI DATI?

I Suoi dati personali possono essere stati raccolti dal Titolare in diverse occasioni o modalità: in occasione della Sua partecipazione ad altri corsi, progetti, eventi ed iniziative organizzati da HELYX; in occasione di precedenti collaborazioni con HELYX; grazie a segnalazioni di Suoi colleghi, collaboratori, organizzazioni di appartenenza; altre occasioni di contatto.

12. COME POSSO PRESENTARE RECLAMO?

Qualora Lei desideri proporre un reclamo in merito alle modalità attraverso cui i Suoi dati personali sono trattati dal Titolare ovvero in merito alla gestione di un reclamo da Lei proposto, Lei ha il diritto di presentare un’istanza direttamente all’Autorità di controllo secondo le modalità indicate nel sito www.garanteprivacy.it.

13. AGGIORNAMENTI

La presente informativa è soggetta a periodici aggiornamenti. L’ultima revisione del testo risale al 1 gennaio 2026.

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Finalità

Base giuridica

Obbligo di conferimento

Durata del trattamento

Attivare e gestire la Sua partecipazione ed il Suo intervento al Corso/Evento, comprese le attività connesse e compreso l’adempimento ad eventuali obblighi di legge (per es. fiscali e contabili).

Il trattamento è basato sulla esecuzione di un contratto/iscrizione di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, ed è inoltre necessario per assolvere gli obblighi di legge cui è soggetto il Titolare.

Per questa finalità, Lei è libero di non fornire i suoi dati ma, in tal caso, il contratto tra Lei e il Titolare non potrà essere instaurato o non potrà proseguire correttamente.

I Suoi dati saranno conservati per tutta la durata del Corso/Evento e, successivamente, per 10 anni dal termine dello stesso, conformemente a quanto previsto dalle norme rilevanti a fini contabili, tributari e di antiriciclaggio.

Ove previsto dall’attività contratto/dalla lettera di incarico e dalla documentazione connessa, registrare e diffondere il Suo intervento ai fini della successiva pubblicazione e diffusione di immagini/fotografie/video che la ritraggono su canali di comunicazione come i social network dell’editore (Facebook, Linkedin, YouTube), piattaforme editoriali di Helyx.

Il trattamento è basato sulla esecuzione di un contratto/iscrizione di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta. Per evitare che soggetti terzi possano essere ripresi, La invitiamo ad assicurarsi che tali soggetti non rientrino nel raggio di ripresa della fotocamera, ad esempio posizionandosi in uno spazio appartato oppure ricorrendo alla sfocatura dello sfondo o all’utilizzo di uno sfondo virtuale.

Per questa finalità, Lei è libero di non fornire i suoi dati ma, in tal caso, il contratto/iscrizione tra Lei e il Titolare non potrà essere instaurato o non potrà proseguire correttamente.

I Suoi dati saranno conservati per tutta la durata del Corso e, successivamente, per un periodo indicato dal contratto/iscrizione dalla lettera di incarico o in ogni caso compatibile con i rispettivi contenuti.

Condividere i Suoi dati personali con gli Sponsor ed i Partner del Corso/Evento.

Il trattamento è basato sulla eventuale manifestazione del Suo consenso esplicito, che Lei può sempre revocare scrivendo a privacy@helyx.healthcare.

Per questa finalità Lei è libero di non fornire i Suoi dati e tale diniego non le preclude la partecipazione al Corso/Evento.

I Suoi dati saranno trattati fino alla eventuale revoca del Suo consenso.

Invitarla, in qualità di relatore, docente o KOL, ad ulteriori corsi, eventi ed iniziative promosse dal Titolare.

Il trattamento è basato sulla esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali nonché sul legittimo interesse del Titolare consistente nell’informarla riguardo a corsi, eventi ed iniziative organizzati e promossi da HELYX.

Per questa finalità, Lei fornisce i Suoi dati al momento della conclusione del contratto. In ogni caso, in qualsiasi momento può opporsi alla ricezione delle comunicazioni cliccando sull’apposito tasto in calce ad ogni mail o contattando il Titolare.

I Suoi dati saranno trattati fino alla Sua eventuale opposizione.

Informarla su eventi analoghi a quello al quale ha partecipato o riguardante gli stessi argomenti, tramite l’invio di e-mail (soft spam).

Il trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare consistente nell’informarla riguardo a corsi, eventi ed iniziative organizzati e promossi da HELYX e che potrebbero interessarla.

Per questa finalità, Lei fornisce i Suoi dati al momento della conclusione del contratto/iscrizione. In ogni caso, in qualsiasi momento può opporsi alla ricezione delle comunicazioni cliccando sull’apposito tasto in calce ad ogni mail o contattando il Titolare.

I Suoi dati saranno trattati fino alla Sua eventuale opposizione.

Inviarle newsletter e comunicazioni informative e promozionali riguardo prodotti, eventi, servizi e novità di HELYX, nonché per coinvolgerla in ricerche di mercato o iniziative di customer satisfaction.

Il trattamento è basato sulla eventuale manifestazione del Suo consenso esplicito. Lei può sempre revocare il Suo consenso scrivendo a privacy@helyx.healthcare.

Per questa finalità, Lei è libero di non fornire i Suoi dati senza che si verifichi alcuna conseguenza per Lei negativa.

I Suoi dati saranno trattati fino alla eventuale revoca del Suo consenso.

Effettuare statistiche per la valutazione dell’andamento e del successo del Corso/Evento.

Il trattamento è basato sul legittimo interesse del Titolare che consiste nel monitoraggio e nell’analisi dell’andamento e del successo dei Corsi, degli Eventi e dei Progetti che organizza.

Per questa finalità Lei fornisce i Suoi dati personali al momento dell’instaurazione del rapporto con il Titolare.

I dati personali, a valle di un processo di anonimizzazione, vengono trattati in forma anonima ed aggregata, così da non essere più soggetti alla disciplina sulla protezione dei dati personali.